文档管理略有不同因为文档通常包含肯定是分析
部分的数据但具有本质上可能合法的格式。它的特点是最终需要停止数字化而成为材料、纸质或实际上可以得到法院和监管机构批准的文件。但数字化文档给组织带来了许多优势例如优化时间提供数据和信息安全简化流程降低运营成本节省物理空间确保随时随地实时访问文档提高生产力。公司中的文档管理如何运作？对于公司来说文档管理通常成本高昂。通常有必要查找包含合同的文件夹因为律师、法官或任何负责人都需要一份由客户签名的副本。在其他情况下也有必要寻找材料因为例如卫生监督检查员只接受由化学品负责人、负责工程师或负责操作的植物检疫机构盖章的报告。从这个意义上说文档管理一方面涉及将尽可能多的报告数字化但另一方面与可能需要合法打印或呈现的所有内容保持关系也很重要作为证据和可追溯性。
例如让我们想象一下质量报告必须由药剂师、工程师、专家、检查员或公司签署的情况并且出于法律要求的原因该文件需要实际可用。公司维护此类文件的成本很高。因此是必不可少的。为什么对于文档管理很重要？公司每天只需要信息除了占用公司的物理空间之外最终会产生大量无用的纸张。在管理过程中需要归档的文件有很多例如商业合同和协议发票、收据和财务交易证明会计和管理报告预算和预算预测 印度电话号码清单 登记记录账户税收征管指南计划和项目雇员的就业文件副本虚拟文档。如果专家或检查员提出要求或者需要跟踪则必须在中对文档进行数字化。该内容必须在数字环境中可用以便可以进行所有研究。然后只有在需要打印输出时才可以查找经过签名、盖章、验证或公证的原始文件。
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只有在最后的结果中才会使用保存下来的纸张。内容管理的这一特点与文档之间的互联有很大关系。有时当您需要一份合同、一份报告、一份投资电子表格或任何数据时它不会只是一个而是多个它们存储在不同的位置并与不同的流程相关。例如当您搜索有关预防性维护的信息时这涉及特定的合同、客户、日期以及特定的情况。所有这些都需要有一个连接在文档管理和内容管理中可以使用标签或标签来找到连接。中的数据和文档管理如何工作？当您存储某些内容时软件需要将其与各种其他文档连接起来这些文档也是该文档的一部分。您需要有一个分类结构来对它们进行分类。因此当使用称为企业内容管理的内容管理软件并在合同中查找有关产品的报告时该软件提供了一切。系统带来大量内容需要过滤。
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